Como não ter problemas com o estoque

Toda empresa tem seu estoque e depende totalmente dele, até mesmo as empresas prestadoras de serviço e sua boa parte precisa ter produtos em estoque para ser utilizado durante o serviço. E o seu gerenciamento incorreto pode gerar prejuízos e dores de cabeças com o seu cliente. Assim vejamos aqui como evitar estes problemas e tem um estoque perfeito.

Estoque é dinheiro investido, porem é dinheiro parado. Mesmo ele sendo um ativo para sua empresa e tendo o seu valor (que seria um valor futuro) ele não esta te gerando lucros e nem receitas (ele tem a projeção de gerar futuramente), somente gastos com a sua manutenção, assim para que se possa reduzir os seus gastos um bom gerenciamento de processos que administram o seu estoque é fundamental, não importando se os estoques são de matérias-primas, materiais de consumo, projetos em andamento ou ainda de produtos acabados. Para isso ter um planejamento é essencial para a empresa, por isso recomendamos a leitura do post – 5 Passos para ter um planejamento perfeito.
O ideal para todo estoque é trabalhar em formato de “just in time” , no qual não existe um estoque permanente, somente havendo entrega do fornecedor na hora da venda ou do uso do item em produção, porém utilizar de um formato assim exige um gerenciamento muito sistemático e um fornecedor muito confiável. Este formato de trabalho “just in time” é muito utilizado por portais de e-commerce, onde por muitas das vezes o produto sai do fornecedor direto para o cliente final, sem passar por você.
Quando inicia-se um negócio – para não começar errado o seu negócio leio o artigo 8 Erros que quase todo empreendedor comete ao começar um negócio – ou quando você vai abrir mais um estoque o primeiro passo é classificar os itens de forma a separar os de maior impacto na produção, seja financeiramente ou de um fluxo de produção, quando sempre MUITA atenção para os itens que representam mais em termos financeiros ou que podem para a sua produção.
Também é muito importante ter um plano de armazenamento e de tarefas. Demarcar as áreas de tráfego, áreas de determinados produtos, sempre pensando nas recomendações de armazenamento e também na facilidade de acesso. Uma dica é que fica mais fácil identificar os produtos com maior giro e colocá-los na parte da frente do estoque ou em locais de fácil reposição, e os itens sazonais e com um volume menor podem ficar na parte de trás do estoque.
Ter uma rotina de processos para gerenciar qualquer departamento da sua empresa é imprescindível para uma boa administração, e dentro do estoque não é diferente, assim tem uma rotina de atualização das ferramentas de controle é fundamental para um estoque bem controlado. Sempre quando um produto for vendido é preciso atualizar a sua ferramenta com a baixa do produto.
Também tem-se que ter um ponto de reposição, onde considera-se o consumo do item durante o prazo de entrega que o seu fornecedor leva e o estoque de segurança (aquele estoque mínimo para emergências com riscos ao fornecimento e à variação de demanda), somando o estoque de segurança com o consumo durante o prazo de pedido de compra no fornecedor até a sua entrega, assim encontramos o volume indicado para um novo pedido.

Quando for realizar um novo pedido deve-se respeitar o volume indicado pela formula acima, mas também pode ser maior, levando-se em consideração os riscos de mercado, mas para uma compra assim implica-se em ter uma disponibilidade financeira, um espaço físico disponível para o volume comprado, não ter risco de vencimento ou deterioração e também não aumentar o custo de seguro e nem risco de desperdício.

Para se calcular o impacto financeiro da compra deve-se multiplicar o valor pago ao fornecedor pelo custo financeiro (custo com banco, financeiras e etc) entre a data do pagamento e a data do recebimento do cliente – sobre inadimplência leia Como evitar a inadimplência e fazer o seu caixa crescer, este é o custo de deixar o dinheiro parado.

  Faça o saneamento do seu estoque

 Quando identificar produtos que estão sobrando ou que já não são mais comercializáveis retire-os do estoque, esta identificação deverá acontecer quando você realizar o inventário de seu estoque. Para não perder o valor investido nos produtos que deverão ser retirados do estoque, faça uma promoção de venda, com liquidação e desconto.
Ter espaço livre em seu estoque é essencial para que você tenha capacidade de produção e venda.
Quando for realizar o inventário não precisa parar um dia somente para fazer esta tarefa, uma boa dica é criar uma rotina diária de contagem de alguns produtos, intercalando-os durante a semana, assim você mantem a contagem do seu estoque sempre atualizada e sem perder um grande período de tempo, um exemplo desta prática: sua loja tem 500 produtos e você quer realizar a contagem duas vezes na semana, é só contar 50 produtos toda segunda e toda sexta, assim seu estoque ficará sempre atualizado e conferido com a sua ferramenta de controle.

 Vendi o meu estoque e agora?

Como já falamos no início do texto, produto parado em estoque é dinheiro parado, e dinheiro parado é fluxo de caixa comprometido. Quando percebemos que devemos fazer uma liquidação de algum produto que esta a muito tempo do estoque já começamos a projetar esta ação, mas e ai vamos perder dinheiro nesta ação? Ou vamos deixar de ganhar? – Sobre composição de preço de um produto recomendamos você ler Como formar o meu preço de venda de uma maneira que não tenha prejuízo?)
Uma boa forma de não perder tanto ganho é unificar um produto que esta tendo saída com um produto que precisa ter a sangria, um exemplo: Um mercado tem muito sal grosso parado precisando sair e tem uma grande saída de cervejas, logo por que não criar um Kit churrasco? Colocando um pouco de carne, O SAL, cervejas e mais alguns itens, assim a sua perda no sal será diluída entre os outros itens diminuindo assim o seu prejuízo.

 Físico Vs Virtual

Como gerenciar o meu estoque quando tenho uma loja física e uma loja virtual? Esta é uma dúvida que vários empreendedores tem quando vão para as duas áreas, uma boa maneira de se trabalhar assim é ter um estoque único e bem organizado, quando se divide o estoque você esta praticamente dobrando o seu custo e podendo assim inviabilizar o e-commerce. A saída para estes casos é ter um controle preciso das demandas das suas frentes de venda e manter um inventário perfeito.
Recomendamos utilizar a mesma ferramenta de controle da loja física para a loja virtual, de uma forma integrada para que seu controle seja realmente eficaz.

Ferramenta de Controle de Estoque

Sabemos que controlar o estoque no caderno é algo impossível, então para isso sempre recomendamos utilizar uma ferramenta onde possa te trazer informações e dados para que facilite a sua vida e não fique precisando fazer contas (que nunca faz) para realizar algum pedido ou projetar alguma ação de promoção. A utilização de uma planilha já é melhor que utilizar o caderno, porém, na planilha você não tem toda aquela performasse necessária para uma administração ágil e ideal, por isso sempre recomendamos um sistema de gestão que já irá fazer as integrações necessárias, irá gerir os dados, te alertar e demais ações que somente algo automatizado consegue fazer.

E em questão de sistema de gestão o GestorIdeal sai na frente com um controle de estoque totalmente fácil e moldável para o seu negócio, te trazendo as principais informações e te ajudando a manter o seu estoque saudável e dando lucro para você.

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