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Nota Fiscal Eletrônica: DANFE e XML, o que são?

Quando emitimos documentos fiscais, passamos a nos relacionar frequentemente com esses dois termos. Afinal, o que significa cada uma? Quais as diferenças? Nota Fiscal não é apenas Nota Fiscal?

Quando nós somos apenas consumidores, a nota fiscal nada mais é que aquele papel que nos é entregue quando compramos algo, onde está escrito cupom fiscal ou então aquele documento em folha A4, onde tem a relação dos produtos que compramos.

Antigamente a emissão de Notas Fiscais era realizada de maneira mais analógica, por meio de talões confeccionados após autorização da SEFAZ, esse documento será a chamada Autorização de Impressão de Documento Fiscal (AIDF), nessa época a agilidade da emissão da Nota Fiscal dependia apenas da velocidade de escrita da pessoa responsável pela emissão e caso a mesma errasse ou rasurasse qualquer parte da nota, o documento era invalidado, perdia-se o número. Agora imagine você emitindo uma nota fiscal de 5 vias e errando no final. O estoque não podia ficar sem talão de notas, caso acabasse o talão, a empresa não poderia mais emitir nota até novo talão.

Com a entrada da nota fiscal eletrônica, tudo isso ficou mais fácil e mais rápido, porém com isso vieram mais obrigações, mais fiscalizações e também nomenclaturas, como a DANFE e o XML. A nota fiscal eletrônica é parte do projeto SPED, que tem como objetivo digitalizar a área fiscal das empresas e do governo.

Após o SPED, o AIDF deixou de ser necessário, sendo substituído pelo certificado digital, que tem como finalidade garantir a sua identidade na hora de emitir algum documento ou acessar algum site. E a nota fiscal passou a ter a representação gráfica e a representação digital, a DANFE e o XML.

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O que é um arquivo XML?

XML vem do inglês “eXtensible Markup Language”, que se resume em uma linguagem de computador que cria um arquivo com seções e dados bem definidos e padronizados. Isso facilita na interpretação por parte de qualquer sistema e até mesmo por um humano que saiba ler o conteúdo do arquivo.

Quando emitimos uma nota fiscal, as informações da operação devem ser enviadas para a SEFAZ de uma maneira padronizada, por isso o uso do arquivo XML para o envio, em outras palavras, a sua nota está sendo encaminhada para a autorização da SEFAZ em formato XML, onde junto do seu certificado digital, será validada e gerada uma chave. Após isso, essa chave é inserida em seu XML e devolvido a você, gerando assim, sua nota fiscal.

Em outras palavras, o XML é a sua nota fiscal em versão eletrônica.

Quais informações estão no XML?

As informações contidas no XML da nota, são basicamente as mesmas que estão na DANFE, que são:

  • Dados do emissor da nota e de seu destinatário, como nome, CNPJ/CPF, endereço completo e outras informações;
  • Quantidade, descrição, código de barras, Gtin e as informações tributárias como NCM, CSOSN, CST e etc;
  • Informações sobre o transporte e frete da mercadoria;
  • Informações sobre a cobrança e forma de pagamento.

O que é a DANFE?

Como já vimos que o autorizado pela SEFAZ é o arquivo XML, logo este arquivo é o que realmente tem validade fiscal, mas para nós humanos não é simples saber as informações contidas no arquivo XML, então precisamos ter um espelho do arquivo em um formato físico, para que possamos acompanhar fisicamente as mercadorias e esse espelho chama-se Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE, que reproduz fielmente os dados e informações contidas no arquivo XML.

Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica - DANFE

A emissão da DANFE é obrigatório quando houver o transporte da mercadoria ou se o destinatário não é contribuinte credenciado para a emissão de documentos fiscais, em outras palavras, caso o destinatário seja pessoa física.

Após impresso o DANFE, eu posso guardá-lo e excluir o XML?

Não! O DANFE não substitui o arquivo XML, ele é apenas um espelho do arquivo, logo o que realmente importa é o XML. No DANFE, é encontrada a chave de acesso da nota fiscal, a qual permite que você confirme a existência e a validade da nota fiscal. Essa consulta pode ser realizada no site da Receita Federal ou no site da SEFAZ.

Mas se o DANFE não substitui o arquivo XML, como eu faço para guardar minhas notas? Com a utilização dos arquivos XML o seu armazenamento ficou mais fácil ainda, necessitando de menos espaço. E quando utiliza um emissor de nota fiscal, como o GestorIdeal, que já armazena seu arquivo XML e deixa de prontidão para quando desejar enviar ou acessar onde e quando precisar, sua vida fica ainda mais fácil.

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