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Novas práticas e ferramentas para facilitar o home office enquanto colaborador/funcionário

É de extrema importância estruturar antecipadamente como será realizado o trabalho remoto (home office) para que as demandas empresariais sejam atendidas e que não sejas sobrecarregado enquanto colaborador, tendo em nota que o momento atual é delicado e pegou a todos de surpresa.

Devido ao isolamento social, ocasionado pela pandemia do coronavírus, as pequenas empresas, em especial, necessitam inovar e abraçar o uso de ferramentas digitais que possibilitam o teletrabalho para que o impacto nos processos internos seja amenizado, mantendo em segurança a saúde de seus funcionários.

Neste artigo vamos apresentar algumas dicas e sugestões para tornar seu home office mais produtivo e menos complicado.

Controle das tarefas diárias  

A primeira dica é manter a organização das tarefas e afazeres, indispensável para que nenhum seja esquecido e para que a rotina do trabalho remoto seja mantida.

A categorização dessas tarefas pode ser feita através de uma planilha (Excel), que contenha as informações necessárias para realiza-las, como por exemplo:

• Prazo de entrega/realização

• Nível de importância (esse pode ser diferenciado por cores como, vermelho = alta importância, amarelo = média, branco ou azul claro = normal)

• Local de realização da tarefa (software de gerenciamento empresarial, email, rede social, planilha online, telefonema, site da empresa etc)

• Se a tarefa foi registrada ou não no relatório diário/semanal que o funcionário deve entregar, caso ele exista e essa tarefa deva ser incluída

• Sinal de tarefa concluída (ok/feito/pronto)

• Campo para observações/notas sobre a realização da tarefa

Exemplo:

Vermelho: alta importância / Amarelo: média importância / Branco: normal / Verde: tarefa concluída
A demarcação em verde para sinalizar a tarefa concluída, pode ser também em toda a linha da tarefa em questão, facilitando a visualização da mesma na planilha.

As nomenclaturas e campos da planilha devem ser adicionados conforme suas necessidades e processos da empresa. Monte uma planilha e use-a para testar, vá modificando conforme a utilização e adequando para atender às demandas. Você pode salvar essa planilha na nuvem para evitar possíveis perdas de dados, por meio do Google Drive ou OneDrive, o que permite também, compartilha-las com outras pessoas.

Software para comunicação

A interação virtual com os demais é importante nessa situação de isolamento. Os envios de documentos, informes, dúvidas e demais arquivos podem ser feitos através de aplicativos gratuitos, como o WhatsApp e Telegram. As plataformas de email, Gmail e Outlook, também são comumente utilizadas por empresas tanto para a troca de informações entre si, quanto para envio externo de informações. Há diversos aplicativos de interação disponíveis na internet, é necessário averiguar se a equipe estabeleceu algum específico.

Para reuniões, apresentações e rodas de conversa, as plataformas de chamada de vídeo são essenciais, como por exemplo o Skype, Zoom e Google Meet.

Música para ajudar na concentração

Manter a concentração trabalhando em casa pode ser um grande desafio para quem não está acostumado com esse modelo de trabalho. Recorrer à plataformas de streaming de música, como o Spotify, pode ajudar. Experimente escutar uma trilha sonora capaz de elevar o foco. A sugestão é optar por músicas instrumentais.

Agora você tem respaldo suficiente para um home office mais produtivo e sem dores de cabeça.

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